Gracias a los eventos corporativos se pueden obtener múltiples beneficios. Son un arma comunicativa muy potente, refuerzan nuestra relación con los asistentes (sean empleados, clientes o proveedores) y aportan una experiencia diferencial.
Los eventos corporativos puede llegar a ser muy diversos: pueden girar en torno a una temática concreta (por ejemplo, la Era Digital), hacer referencia a un conjunto de profesionales (Recursos Humanos), unir ambas (la gestión de equipos para los RRHH), o incluso seguir otra línea.
Como cada evento tiene su propia personalidad, pero todos comparten una serie de requisitos para resultar satisfactorios. Hemos recopilado los aspectos a los que hay que prestar especial atención para tener éxito en la organización de eventos corporativos.
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Maneja los tiempos con antelación
Antes de nada, trata de contar con unos plazos previos al evento corporativo que sean cómodos de manejar. Si desde el principio reinan las prisas y no la organización, el desenlace puede ser negativo. Cada actividad requiere su tiempo, así que, en la medida de lo posible, trata de contar con un timing amplio para la organización de eventos.
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Define la finalidad del evento
Como decíamos al principio, con un evento corporativo podemos perseguir diversos objetivos: potenciar la motivación del equipo, hacer una celebración, inaugurar un servicio, etc. Concreta cuál es el mensaje principal y esfuérzate por comunicarlo de forma clara.
Es muy común que el objetivo sea lograr “conversiones”: hacer que los asistentes se acaben convirtiendo en clientes, socios o proveedores nuestros. Por eso es necesario realizar un seguimiento del evento y plantear acciones posteriores a su realización.
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Adáptate a tu público objetivo
Conocer detalles de los participantes como la edad o el género te permitirán adaptar el evento. Obviamente, hay datos básicos que debemos conocer, por ejemplo, el número de participantes. Pero si queremos ir más allá, conocer sus objetivos, sus preferencias o su actividad laboral y prepararnos ante ellos nos otorgará cierta ventaja. De esta forma captaremos mejor su atención y causaremos una impresión más positiva.
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Cuida los aspectos “logísticos”
El lugar donde vayas a realizar el evento será muy importante, debe ayudar a transmitir tu mensaje y adaptarse a tus interlocutores. Añadido a estos aspectos, también debes cuidar la “entrada y salida” de los asistentes. Una sede con fácil acceso, con buenas opciones de transporte y valorar bien los horarios mejorará el evento. Además, esto tendrá repercusión en momentos claves: el inicio y la conclusión de la jornada.
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Originalidad al poder
Para conseguir que tus asistentes vivan una experiencia memorable debes organizar algo diferente. Llámalo creativo, original o rompedor, pero encontrar un elemento llamativo será un plus. Las opciones son infinitas, desde utilizar la tecnología para comunicar hasta entregar un pequeño recuerdo.
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Planifica el evento
Trata de controlar los horarios y duraciones de todas las actividades que realizarás en tu evento corporativo. Comunicarlo a los asistentes también puede ser una forma de transmitirles seguridad y la sensación de que está todo controlado.
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Anticípate a los imprevistos
Es inevitable que una actividad incumpla su horario o que haya un sobresalto inesperado. Trata de prever qué situaciones pueden romper el planning establecido. Si eres capaz de tomar decisiones rápidas y controlar cualquier situación en un evento, estarás transmitiendo una imagen de seguridad y calidad indiscutible.