La digitalización generalizada de las empresas ha traído numerosos cambios a nivel normativo y regulador. Con el objetivo de proporcionar una adecuada seguridad de la información, establecer un IT compliance asegura disponer de una serie de políticas y normas de obligado cumplimiento para asegurar que los datos recopilados y las operaciones que realizan cuenten con una seguridad óptima. Llevar a cabo esta tarea, no obstante, requiere de un proceso completo que engloba desde la evaluación de riesgos hasta la adecuación normativa y el establecimiento de políticas. ¿Quieres sabes cómo establecerlo en tu empresa? Entonces, ¡no pierdas detalle!
¿Qué es el IT compliance?
Para entender mejor en qué consiste el IT compliance, el paso más directo es fijarse en los términos que componen este concepto. La palabra compliance hace referencia al cúmulo de procedimientos y políticas establecidas en la empresa para ajustarse a las normativas aplicables según el ámbito en el que se realice. En este sentido, la especificación IT (information technology), viene a establecer cuál es el punto de actuación de dichas políticas. Es decir, todas aquellas pautas de actuación que se establecen a nivel de las tecnologías de la información y la comunicación en la empresa para asegurar el cumplimiento normativo.
Garantizar este cumplimiento en la empresa no solo ayuda a establecer modelos de actuación en lo referente a la gestión de riesgos, sino que también forma una parte esencial de las políticas establecidas para evitar posibles sanciones.
Aunque se debe tener en cuenta que constituir estas políticas no es obligatorio, la seguridad que aporta a las operaciones añade un extra de credibilidad y seguridad a los distintos clientes. Por lo que, en el caso de contar con políticas internas de compliance, sería adecuado añadir una serie de medidas personalizadas para la empresa en lo referente a la protección de datos y operaciones.
¿Cómo implementarlo en la empresa?
Para llevar a cabo el establecimiento de normas y procedimientos es necesario contar con un estudio global y pormenorizado de las necesidades de la empresa. En este caso, contar con una auditoría de TI puede ser una estrategia adecuada con la que analizar las operaciones que lleva a cabo la empresa y establecer un mapa de actuación con los distintos riesgos encontrados. Tanto en materia de normativa GDPR, como en control de accesos, formación y establecimiento de actuaciones.
No obstante, independientemente de la alternativa que se elija para establecer el IT compliance, se habrán de seguir unos pasos esenciales para evaluar las necesidades:
- Concreción de normativa aplicable: antes de empezar, se deben estudiar cuáles son las regulaciones concretas que atañen a las operaciones realizadas por la empresa. De esta manera, se asegurará poder adecuarse a las mismas en todo momento.
- Análisis de operaciones: el siguiente paso será concretar qué procesos se realizan y cómo estos pueden afectar al cumplimiento normativo. Asimismo, se deberá establecer el nivel de riesgo de cada uno de ellos para la empresa.
- Establecimiento del plan de acción: una vez se hayan estudiado la normativa y las operaciones, se debe realizar el propio plan de actuación para mitigar riesgos o para atajarlos si es que llegan a suceder. En este sentido, se debe establecer una ruta de actuación para cada posible problema.
- Implementación del canal de denuncias: otro paso imprescindible de todo plan de compliance es el de establecer un canal de denuncias que permita detectar actuaciones inadecuadas de manera interna.
- Actualización constante: por supuesto, también se ha de estar al tanto de la normativa aplicable para poder reformular el plan en todo momento en caso de ser necesario.
