Hoy en día, un correcto análisis de datos resulta esencial para la toma de decisiones y la gestión estratégica de cualquier compañía. Una herramienta muy extendida en los departamentos de RRHH de las empresas o en los comités de dirección es el denominado Cuadro de Mando. En este artículo analizaremos en qué consiste, cuál es su función específica y qué pasos hay que seguir para contar con un buen panel de mando.
Qué es un Cuadro de Mando y para qué sirve
De forma genérica, un Cuadro de Mando es una completísima herramienta de gestión empresarial utilizada por la dirección ejecutiva o por los departamentos de RRHH de las empresas para controlar de forma permanente la eficacia y eficiencia operativa de cualquiera de los procesos de dicha organización.
Desde las desviaciones presupuestarias, los costes laborales, pasando por las tasas de rentabilidad productiva, el reporte de desempeño, las necesidades formativas o los impactos publicitarios. Absolutamente todo puede ser analizado y medido desde el Cuadro de mando. La metáfora es sencilla: se trata del panel principal de nuestra torre de control. Una pantalla, una tabla, un gráfico superalimentado desde donde conseguimos tener una visión cuantitativa y en tiempo real de la situación y el funcionamiento de todas las áreas de la empresa. O de aquellas que queramos controlar de forma concreta.
Todo dashboard empresarial o Cuadro de Mando debe estar alineado con los objetivos y metas de la organización. Por tanto, no todas las empresas necesitarán controlar los mismos escenarios y procesos. En ese sentido, entran en juego de manera determinante los KPI (Indicadores Clave de Rendimiento), que serán los encargados de medir el rendimiento o la situación concreta de una actividad o proceso de la empresa. Todas estas métricas forman parte de lo que conocemos como business inteligence, el área de gestión empresarial que se ocupa de la recogida de todos esos datos para su posterior análisis de cara a una futura toma de decisiones o una estratégica gestión de riesgos al respecto.
Elementos para crear un buen Cuadro de Mando
Hoy en día, existen multitud de software de gestión empresarial que llevan incorporados un sólido Cuadro de Mando. En otras ocasiones, las empresas solamente necesitarán una completa tabla de Excel o formatos similares para controlar las métricas más importantes de sus áreas y departamentos.
Aun así, para que nuestro Cuadro de Mando pueda sernos útil, y nos permita tomar decisiones en la dirección correcta, deberíamos tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Los objetivos empresariales: antes de iniciar cualquier tipo de medición debemos tener claro qué queremos conseguir y por qué. Cuál es el objetivo y la meta a la que queremos llegar. En el área de los RRHH, por ejemplo, aumentar el éxito de los procesos de selección puede ser uno de ellos.
- La selección delas KPI correctas: para conseguir el objetivo debemos analizar el proceso. Saber qué está pasando y medir el nivel de consecución del mismo. Para ello, elegiremos las métricas adecuadas. Aspectos como el perfil de candidatos contratados con mayor tasa de permanencia en la empresa puede ser un medidor a tener en cuenta.
- Las fuentes de información primaria: una vez definidos los indicadores debemos tener preparadas correctamente las fuentes de información. Cómo conseguir la información será clave. El proceso debe ser sencillo, y si no es así, deberemos adaptarlo para que nos permita extraer la información sin mucho esfuerzo.
- La presentación de los resultados: una vez que las métricas van alimentado el cuadro de mando, estaremos en condiciones de tener una visión real de lo que está pasando. Sin embargo, la elaboración de informes de resultados, utilizando gráficos y diagramas sencillos y operativos, nos ayudará a detectar el problema con claridad para poner remedio y establecer la estrategia correspondiente.
