La gestión diaria de nuestras tareas profesionales está sujeta muchas veces a la escasez de un recurso indispensable: el tiempo. La Matriz de Eisenhower es una sencilla técnica que permite establecer una priorización, de modo que permite optimizar al máximo la jornada laboral y ser lo más productivos posible. Si te interesa implementar esto entre los empleados de tu empresa, te contamos más.
Qué es la Matriz de Eisenhower
La Matriz de Eisenhower, también conocida como Matriz de Gestión del Tiempo, es una técnica que se basa en las teorías de Dwight D. Eisenhower, el trigésimo cuarto presidente de los EEUU, quien consideraba que, para ser eficaz, había que aprender a dedicar atención a las tareas en función de su relevancia.
Eisenhower defendía que, en ningún caso, se debían de dejar de lado las cosas importantes en detrimento de las urgentes ya que a veces, estas últimas, no tienen tanto peso en realidad.
La importancia de establecer prioridades
Las tareas y quehaceres que un empleado tiene que llevar a cabo durante su jornada laboral son, por lo general, muy diferentes. Por ejemplo, la creación de una hoja de cálculo con los resultados de una campaña de ventas o la llamada telefónica a un proveedor tienen poco que ver entre sí.
De este modo, existe un conjunto variado de actividades que surgen de manera natural en el curso de un proyecto que está enfocado hacia unos objetivos. Lo importante en estos casos es que los empleados sepan discernir del modo correcto para establecer prioridades y saber qué tareas deben realizar en primer lugar.
La división de la agenda en cuatro sectores
La Matriz de Einsenhower se basa en una división en cuatro partes de un espacio plano. Estas zonas agrupan una serie de acciones que tienen las siguientes características:
- Tareas importantes y urgentes: son aquellas que se han de abordar de forma inmediata. La prioridad aquí es absoluta.
- Tareas importantes, pero no urgentes: tienen un rango inferior y pueden ser registradas en la agenda para una ejecución posterior.
- Tareas urgentes, pero no importantes: es fundamental en este caso no dejar de lado quehaceres importantes solo porque el tiempo apremia con otras obligaciones. En este sentido, la solución ideal es delegar siempre y cuando sea posible.
- Tareas no urgentes y no importantes: estas son las candidatas a esperar y no deben restar tiempo de hacer otras cosas relevantes ni de ocupar horas de la jornada de ningún subordinado. Lo mejor es aplazarlas.
Ventajas de utilizar la Matriz de Eisenhower
Implementar en tu empresa el uso de la Matriz de Eisenhower tiene las siguientes ventajas:
- Es un sistema simple que se puede aprender a través de una formación de una hora escasa.
- Se trata de una técnica muy eficaz, ya que ninguna tarea se escapa de poder ser valorada según sus cuatro cuadrantes.
- Permite a los empleados operar de forma clara y precisa, lo que contribuye a disminuir en gran medida el estrés laboral.
- Se interioriza fácilmente y, gracias a su efectividad, mantiene a los empleados mucho más motivados.
Si quieres que tu empresa funcione mejor y que tus empleados estén más felices y satisfechos con su trabajo, puedes intentar implementar la Matriz de Eisenhower. Una buena idea para que aprendan esta técnica es, por ejemplo, a través de alguna sesión de team building. De este modo, la interiorizarán más fácilmente. ¡No dudes en probarlo!
