Vivimos en la era de del autoservicio, y cada vez son más las tareas que hacemos digitalmente, es decir, a través de nuestro móvil, tablet u ordenador, sin necesidad de que una persona gestione la tarea. Somos más productivos gracias la tecnología, ya que podemos realizar diversas tareas: desde gestionar nuestra cuenta bancaria hasta comprar entradas para el cine, pedir cita médica, reservar un hotel, comprar unos vuelos, pedir la compra de casa a domicilio, buscar empleo etc. 

Estamos acostumbrados a poder realizar tareas con inmediatez gracias a la transformación digital, pero la mayoría de trámites del trabajo deben consultarse con el departamento de Recursos Humanos, y es éste quien se encarga de la gestión y resolución.

¿Por qué los bots interesan a las empresas?

Las tareas administrativas, como la gestión de los días de vacaciones, son las que ocupan la mayor parte de RRHH, sobretodo en grandes empresas. Por este motivo, y con el fin de reducir la carga de este departamento, las empresas se han interesado en automatizar determinadas tareas administrativas diarias trasladándolas a bots conversacionales que simulan conversaciones inteligentes con miembros del equipo de RRHH. Así, podrán dedicar más tiempo a otras tareas como iniciativas estratégicas o proyectos dirigidos a la mejora de la situación de los equipos.

¿Sustituyen los bots a las personas?

La respuesta es no.Implantar un bot conversacional en tu empresa no significa que no necesites al personal de tu departamento de Recursos Humanos. Simplemente los bots son herramientas que ayudarán a tus empleados a solicitar ciertos trámites como las vacaciones, descarga de sus expedientes, nóminas o hacer otras gestiones administrativas, pero nunca reemplazarán por completo a tu departamento de Recursos Humanos.

¿Cómo utilizar los bots conversacionales?

No debes olvidar que los bots son una tecnología en desarrollo por lo que también tienen limitaciones que se irán perfeccionando en los próximos años. Aún así, si quieres implementarlo debes tener en cuenta los siguientes puntos:

• Los bots deben ser interactivos para interpretar lo que los usuarios pidan, es decir, el bot debe interpretar las consultas para dar respuestas específicas y pertinentes con un lenguahe natural.
• Debes involucrar a tus empleados de Recursos Humanos en la definición de los servicios que los bots conversacionales prestarán.
• Los bots deben poder conectarse a la plataforma de RRHH con el fin de proporcionar información precisa y relevante para responder con rapidez.
• La respuesta de los bots no debe ser binaria, por lo que debes crear árboles de decisiones en el software del bot basados en las preguntas más frecuentes. Recuerda actualizarlos frecuentemente para que las respuestas no queden obsoletas.

Cada vez es más frecuente que el campo de los Recursos Humanos cuente con una tecnología específica para reforzar su operatividad y la agilidad de los procesos. Así, la automatización de los procesos de back-office en bots conversacionales no es ciencia ficción sino una presente revolución digital.

No olvides que los bots no sustituyen a tus recursos humanos sino que coexisten con los mismos, con el objetivo de permitir que éstos se dediquen a otras tareas más estratégicas que aporten valor y menos administrativas como planes de carrera y promoción profesional, desarrollo de la cultura y el talento, desarrollo y mejora de la planificación del personal, formación, relaciones laborales, etc.

Está claro que seguimos en la era de la transformación digital. De poco sirve ser reticente al cambio si se quiere avanzar y crecer, pues los humanos seguirán siendo necesarios para realizar distintas tareas donde la automatización no puede llegar y donde el know-how sigue estando valorado.