Gracias a los eventos corporativos se pueden obtener múltiples beneficios. Son un arma comunicativa muy potente, refuerzan nuestra relación con los asistentes (sean empleados, clientes o proveedores) y aportan una experiencia diferencial.

Los eventos corporativos puede llegar a ser muy diversos: pueden girar en torno a una temática concreta (por ejemplo, la Era Digital), hacer referencia a un conjunto de profesionales (Recursos Humanos), unir ambas (la gestión de equipos para los RRHH), o incluso seguir otra línea.

Como cada evento tiene su propia personalidad, pero todos comparten una serie de requisitos para resultar satisfactorios. Hemos recopilado los aspectos a los que hay que prestar especial atención para tener éxito en la organización de eventos corporativos.

1. Maneja los tiempos con antelación

Antes de nada, trata de contar con unos plazos previos al evento corporativo que sean cómodos de manejar. Si desde el principio reinan las prisas y no la organización, el desenlace puede ser negativo. Cada actividad requiere su tiempo, así que, en la medida de lo posible, trata de contar con un timing amplio para la organización de eventos.

2. Define la finalidad del evento

Como decíamos al principio, con un evento corporativo podemos perseguir diversos objetivos: potenciar la motivación del equipo, hacer una celebración, inaugurar un servicio, etc. Concreta cuál es el mensaje principal y esfuérzate por comunicarlo de forma clara.

Es muy común que el objetivo sea lograr “conversiones”: hacer que los asistentes se acaben convirtiendo en clientes, socios o proveedores nuestros. Por eso es necesario realizar un seguimiento del evento y plantear acciones posteriores a su realización.

3. Adáptate a tu público objetivo

Conocer detalles de los participantes como la edad o el género te permitirán adaptar el evento. Obviamente, hay datos básicos que debemos conocer, por ejemplo, el número de participantes. Pero si queremos ir más allá, conocer sus objetivos, sus preferencias o su actividad laboral y prepararnos ante ellos nos otorgará cierta ventaja. De esta forma captaremos mejor su atención y causaremos una impresión más positiva.

4. Cuida los aspectos “logísticos”

El lugar donde vayas a realizar el evento será muy importante, debe ayudar a transmitir tu mensaje y adaptarse a tus interlocutores. Añadido a estos aspectos, también debes cuidar la “entrada y salida” de los asistentes. Una sede con fácil acceso, con buenas opciones de transporte y valorar bien los horarios mejorará el evento. Además, esto tendrá repercusión en momentos claves: el inicio y la conclusión de la jornada.

5. Originalidad al poder

Para conseguir que tus asistentes vivan una experiencia memorable debes organizar algo diferente. Llámalo creativo, original o rompedor, pero encontrar un elemento llamativo será un plus. Las opciones son infinitas, desde utilizar la tecnología para comunicar hasta entregar un pequeño recuerdo.

6. Planifica el evento

Trata de controlar los horarios y duraciones de todas las actividades que realizarás en tu evento corporativo. Comunicarlo a los asistentes también puede ser una forma de transmitirles seguridad y la sensación de que está todo controlado.

7.  Anticípate a los imprevistos

Es inevitable que una actividad incumpla su horario o que haya un sobresalto inesperado. Trata de prever qué situaciones pueden romper el planning establecido. Si eres capaz de tomar decisiones rápidas y controlar cualquier situación en un evento, estarás transmitiendo una imagen de seguridad y calidad indiscutible.