Durante los procesos de selección, existen distintas tareas que llevar a cabo para asegurar que la búsqueda sea fructífera y se ajuste a los estándares definidos con anterioridad. En cuestión de procesos, uno de los que más suelen pasarse por alto es la redacción de la carta de rechazo. Este documento tiene como objetivo informar a los candidatos que no han superado la fase de selección y agradecerles haber confiado en la empresa, así como poder incentivar otras estrategias relacionadas. ¿Quieres saber qué claves has de tener en cuenta a la hora de redactarla y qué utilidad tiene este documento durante el reclutamiento? Entonces, ¡no pierdas detalle!
Claves de la carta de rechazo en la estrategia de ‘employer branding’
En ocasiones, bien sea por falta de tiempo, por no contar con estrategias adecuadas o, incluso, por simple desconocimiento, los encargados de reclutamiento omiten el envío de la carta de rechazo a los candidatos que no han sido seleccionados. Prescindir del envío de este documento, sin embargo, no es una acción recomendable.
La carta de rechazo ayuda a actuar con responsabilidad frente a los candidatos que han invertido tiempo en contactar con la empresa. Un aspecto en el que conviene invertir, sin importar el posible alcance de la compañía. En este sentido, no solo se trabaja dicha responsabilidad, sino que también se optimizan aquellas tácticas dirigidas a la estrategia employer branding.
Para poder realizar una carta de rechazo que se ajuste a lo que necesitan los candidatos, así como a los estándares de la empresa en referencia al employer branding, existen ciertos conceptos que deberás tener en cuenta a la hora de redactarla.
Elementos y orden de la carta de rechazo
Los elementos mínimos que debe contener toda carta de rechazo se concretan en cinco:
- Fecha de la comunicación.
- Aclaración acerca del rechazo de la candidatura.
- Puesto y motivos de rechazo.
- Despedida y firma del responsable.
Como ya te hemos comentado, estos componentes son los básicos que aportar en toda carta de rechazo, pero siempre podrás agregar más dependiendo de las necesidades de comunicación.
Claves de redacción
Uno de los aspectos más importantes a cuidar dentro de cualquier carta de rechazo es el tono que se emplea en el documento. La amabilidad hacia el candidato y el agradecimiento por el tiempo invertido y el interés demostrado en la empresa son dos factores esenciales para que el candidato pueda sentirse valorado, incluso a pesar de no haber sido seleccionado en ese proceso concreto.
Personalización
Otro elemento que debe cuidarse en la medida en que las temporalidades o la estrategia lo permitan es la adecuación de la carta según el candidato.
Normalmente, en procesos de reclutamientos muy extensos, resulta prácticamente imposible invertir el tiempo necesario en redactar de forma individualizada las causas del rechazo. Aunque, siempre que sea posible, convendría tener en cuenta este paso. Sobre todo con aquellos candidatos que hubieran podido ser un buen match con la empresa.
Momento del envío
El momento de envíar la carta debe plantearse en las fases previas del proceso de selección. En este sentido, las cartas de rechazo se comunican normalmente cuando se finaliza el reclutamiento y se elige a uno o varios candidatos que pasarán a formar parte de la empresa.
Envíar la carta de rechazo supone uno de los pasos finales, previo al análisis del proceso completo, por lo que no conviene descuidarlo.
