{"id":46192,"date":"2025-01-16T07:30:09","date_gmt":"2025-01-16T05:30:09","guid":{"rendered":"https:\/\/empresas.infoempleo.com\/hrtrends\/?p=46192"},"modified":"2024-12-18T20:33:22","modified_gmt":"2024-12-18T18:33:22","slug":"generacion-de-notas-de-gastos-en-la-empresa-guia-paso-a-paso","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/empresas.infoempleo.com\/hrtrends\/generacion-de-notas-de-gastos-en-la-empresa-guia-paso-a-paso\/","title":{"rendered":"Generaci\u00f3n de notas de gastos en la empresa: Gu\u00eda paso a paso"},"content":{"rendered":"<p>Es muy importante contar con una pol\u00edtica corporativa clara, rigurosa y eficaz respeto a las notas de gastos de los empleados. En este art\u00edculo, hablamos de <strong>c\u00f3mo gestionar el reembolso de gastos<\/strong> y de la importancia de cumplir con las obligaciones contables y fiscales ante una auditor\u00eda interna. Analizamos tambi\u00e9n las diferentes categor\u00edas de gastos y de c\u00f3mo un software de gesti\u00f3n puede solucionar esta tarea y evitar posibles errores e incumplimientos.<\/p>\n<h2 class=\"western\">Tipos de comprobantes de gastos<\/h2>\n<p>Como sabemos, la <strong>nota de gastos<\/strong> es un documento elaborado por un empleado para justificar aquellos que se han cubierto con sus recursos personales de cara a que la empresa se lo reembolse.<\/p>\n<p>En este sentido, existen <strong>diferentes tipos de gastos que pueden presentarse<\/strong>. Algunos de ellos pueden ser los siguientes:<\/p>\n<ul>\n<li><b>De desplazamiento: <\/b>como son los gastos en combustible, o aquellos que tienen que ver con billetes de avi\u00f3n o de tren, entre otros.<\/li>\n<li><strong>De manutenci\u00f3n: <\/strong>que son, principalmente, los que recogen los pagos por la compra de alimentos y por comer en restaurantes.<\/li>\n<li><strong>De alojamiento:<\/strong> que son las pernoctas en hotel cuando supone un desplazamiento por encima de los 50 km de distancia.<\/li>\n<li><strong>De compensaci\u00f3n:<\/strong> aquellos que est\u00e1n <strong><span style=\"color: #0563c1;\"><u><a href=\"https:\/\/empresas.infoempleo.com\/hrtrends\/compensacion-de-los-gastos-por-teletrabajo-desde-rrhh\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">relacionados con el teletrabajo<\/a><\/u><\/span><\/strong>, como puede ser la tarifa de internet o de telefon\u00eda, entre otros.<\/li>\n<\/ul>\n<p>En este sentido, desde RRHH <strong>habr\u00e1 que tener en cuenta<\/strong> <b>determinadas particularidades<\/b> de cada uno de estos tipos de gastos. Como, por ejemplo, en la <strong>recuperaci\u00f3n del IVA de combustibles<\/strong> cuando se utiliza el veh\u00edculo particular, ya que solo es posible al 80% para veh\u00edculos di\u00e9sel, no siendo posible recuperar ninguna cantidad del mismo cuando se trata de un veh\u00edculo a gasolina.<\/p>\n<p>Por su parte, cuando se trata de emitir <b>gastos relacionados con la manutenci\u00f3n<\/b> <strong>o la comida<\/strong>, es importante recordar que debe presentarse una factura emitida a nombre de la empresa para, de esta forma, poder deducir el IVA.<\/p>\n<p>Por \u00faltimo, no se podr\u00e1 recuperar el importe del IVA ante una hoja de gastos de <b>alojamiento en un hotel<\/b>, aunque s\u00ed el correspondiente al restaurante del mismo.<\/p>\n<h2 class=\"western\">Procedimiento para la gesti\u00f3n de notas de gastos<\/h2>\n<p>Cuando hablamos de la <strong>pol\u00edtica de gastos inherentes a la actividad profesional<\/strong>, es importante que exista una <b>rigurosa gesti\u00f3n desde el departamento de RRHH<\/b>, acompa\u00f1ada de la aprobaci\u00f3n gerencial.<\/p>\n<p>Esto servir\u00e1 para establecer, entre otras cosas, los correspondientes <b>l\u00edmites presupuestarios<\/b> <strong>o<\/strong> <b>llevar a cabo las deducciones fiscales<\/b> oportunas o crear un completo informe de gastos.<\/p>\n<p>Despu\u00e9s, <b>el proceso<\/b> <strong>a seguir debe estar<\/strong> <b>previamente establecido<\/b> y ser conocido por todas las personas que intervienen en el mismo. Adem\u00e1s, ser\u00eda conveniente que tambi\u00e9n los empleados lo conocieran al detalle. Por tanto, tenerlo por escrito y a disposici\u00f3n de todos es esencial.<\/p>\n<p>Dicho documento <b>deber\u00eda contener<\/b><strong> los siguientes aspectos<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li>Tipos de gastos reembolsables y limites econ\u00f3micos<\/li>\n<li>Procedimiento para la obtenci\u00f3n del reembolso<\/li>\n<li>Plazos y formas de pago<\/li>\n<\/ul>\n<p>Desde RRHH es importante <b>agilizar el proceso<\/b> y que exista un intercambio de informaci\u00f3n de forma directa y en l\u00ednea entre el departamento de personal y el de contabilidad, de cara a <b>dar validez a estos comprobantes fiscales. <\/b><\/p>\n<p>Adem\u00e1s, <strong>el proceso debe estar<\/strong> <b>lo m\u00e1s digitalizado posible<\/b>, lo que agilizar\u00e1 los procesos y los har\u00e1 mucho m\u00e1s seguros. Ante un posible requerimiento de tipo fiscal, es obligatorio presentar documentaci\u00f3n de los \u00faltimos 5 a\u00f1os, lo que provoca ingentes cantidades de papel en los almacenes. La digitalizaci\u00f3n de las notas de gastos elimina por completo este problema.<\/p>\n<p>Contablemente, se apuntar\u00e1n en el llamado diario de compras y se realizar\u00e1n los cargos en las cuentas correspondientes, as\u00ed como en la del IVA si procede. Finalmente, se abonar\u00e1 en la cuenta 467 correspondiente al empleado, el reembolso de dichos gastos.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Es muy importante contar con una pol\u00edtica corporativa clara, rigurosa y eficaz respeto a las notas de gastos<a class=\"moretag\" href=\"https:\/\/empresas.infoempleo.com\/hrtrends\/generacion-de-notas-de-gastos-en-la-empresa-guia-paso-a-paso\/\"> Leer m\u00e1s<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":146,"featured_media":46194,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[3032],"tags":[3732,3516,3731],"class_list":["post-46192","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-formacion","tag-comprobantes-de-gastos","tag-digitalizacion-rrhh","tag-notas-de-gastos"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v26.1.1 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Generaci\u00f3n de notas de gastos en la empresa: Gu\u00eda paso a paso | HRTRENDS<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Es muy importante contar con una pol\u00edtica corporativa clara y eficaz de las notas de gastos de los empleados. 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