Por Robert Strobl, Co-Fundador de Digital Samba

En los tiempos que corren recortar gastos es totalmente necesario. No obstante, para el desarrollo de la actividad diaria de una empresa son indispensables las reuniones. Reuniones con socios, con clientes, con proveedores, y clases de formación a trabadores situados en diferentes sedes; en definitiva, reuniones clave para el funcionamiento de una compañía. Sin embargo, este tipo de visitas conllevan para la empresa una gran cantidad de costes, ya que no sólo se trata del viaje, sino también de las dietas, el alojamiento, taxis… De hecho, una de las partidas más ingentes de las compañías españolas, después de los salarios y del I+D, es la que se refiere a los viajes de sus trabajadores para asistir a las reuniones. Por ejemplo, sólo en España el desembolso en viajes es de 13.000 millones de euros.

Una opción interesante por el ahorro de costes que supone es la conferencia ‘web’. Al no ser necesarios viajes, las compañías pueden ahorrarse la cuantía de estos, por lo que se recortan gastos. Este ahorro puede suponer a las empresas españolas hasta 4.000 millones de euros. La conferencia web es un sistema cada vez más extendido entre las empresas, debido a su calidad, rendimiento y bajo coste. Y es que, en muchas ocasiones, se tiene la imagen preconcebida de la tradicional videoconferencia, en la que el sonido no es claro, la imagen puede no ser de calidad e incluso existen fallos de sistema. De modo que las ‘meetings online’ pueden desarrollarse casi como si se estuviera presencialmente. De hecho, algunos analistas han predicho la desaparición de la tradicional videoconferencia, dentro de unos 10 años, dado el bajo coste, la alta calidad, y el incremento de características de la conferencia VoIP (Voz sobre IP).

Los datos avalan la idea del ahorro de costes de la conferencia ‘web’ frente a la tradicional videoconferencia y a la inversión en viajes: según datos publicados por Gartner el uso de este tipo de tecnología reemplazará a más de dos millones de desplazamientos aéreos y provocará ahorros de 3.500 millones de dólares. Pero, aún hay más, al no tener que realizar viajes, las empresas no sólo ahorran dinero sino que, además, ganan en productividad ¿por qué? Muy sencillo, los desplazamientos de los empleados suponen periodos de tiempo inútiles, como por ejemplo, las esperas en el aeropuerto, los traslados en la ciudad de destino, la búsqueda de la dirección correcta… Pero es que además, la conferencia ‘web’ permite tener varias reuniones en una mañana con delegaciones ubicadas en diferentes países. Es decir, la conferencia ‘web’ dota a las empresas de menos gastos y empleados más productivos. Según un estudio de la firma Ipsos Mori, un 15% de los directivos europeos declara ser menos productivo cuando tiene que viajar para celebrar una reunión. Pero, además, la tecnología de la conferencia ‘web’ permite dotar del mismo nivel de interacción personal, transferencia de archivos y rapidez, que el que podría tenerse en una reunión presencial, pero con un coste mucho más bajo.