El certificado de retenciones es uno de los documentos que tienes la obligación de emitir para que los trabajadores puedan cumplir con sus compromisos tributarios. Lo necesitan para presentar la declaración de la RENTA y, aunque podrían pedirlo en la web de Hacienda, en situaciones anómalas, lo habitual es que la compañía lo facilite. Este documento recoge todas las retribuciones que ha percibido el trabajador, así como las deducciones y retenciones que se han aplicado en la nómina.

Certificado de Retenciones

Ya sabes que todas las empresas que hayan practicado algún tipo de retención en la nómina de sus trabajadores tienen la obligación fiscal de emitir el certificado de retenciones. Este es un documento muy importante, sobre todo en la campaña de la RENTA. Entre los habituales certificados tributarios el de retenciones del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es el más común. El certificado de retenciones plasma la cantidad de dinero que ya se ha pagado a la Agencia Tributaria.

Las empresas deben entregar este documento obligatoriamente a todos los trabajadores que han efectuado algún servicio, ya sea por cuenta propia o ajena. El certificado debe reflejar las retribuciones o pagos entregados durante el año anterior, así como las deducciones y retenciones aplicadas en nóminas o facturas. La obligatoriedad, forma de emisión y entrega de los certificados de retenciones, están recogidas y reguladas por el Reglamento del IRPF. Específicamente, queda reflejadas en el artículo 108.3 del Real Decreto 439/2007.

Si la empresa no ha enviado todos los certificados el día marcado por el calendario de la declaración de la renta, será sometida a una leve infracción administrativa de 150 euros por cada certificado que no haya sido enviado, así lo refleja el Real Decreto 2063/2004.

Pasos para su presentación

La presentación de retenciones es fundamental para los trabajadores, puesto que sin ella no pueden realizar la declaración de la Renta. Este certificado es la documentación fiscal que sirve de justificante de que la empresa ha ingresado esta cantidad de retención por los trabajadores. Es obligatorio que se facilite a cada trabajador y que sea original y esté firmado y sellado.

Durante el mes de enero de cada año, dentro del procedimiento tributario y los trámites fiscales, como empresa retenedora envías a Hacienda los resúmenes anuales de las retenciones que has practicado durante todo el año anterior. Lo haces a través de diversos modelos, entre los que destaca el modelo 190, que incluye las retenciones de las empresas a sus trabajadores. Estas retenciones la empresa las ha ido ingresando trimestralmente mediante el modelo 111.

Ahora bien, el trabajador puede cumplir con su responsabilidad de contribuyente solicitando él mismo el certificado. Puede hacerlo mediante estas 2 vías:

• Acudiendo a la empresa para volver a solicitar que emitan un nuevo certificado pues ha sido quien practicó las retenciones
• Si se dan situaciones anómalas, tales como que ya no se trabaja para la empresa y las relaciones no son buenas con ella, se puede acudir a Hacienda para conseguir el certificado. El trámite para conseguir el documento acreditativo se puede realizar de forma telemática a través de la web de la Agencia Tributaria.