Los ficheros SEPA te van a facilitar mucho la tarea de gestionar las nóminas de los trabajadores, pero también los cobros de los clientes, especialmente si eres autónomo. Agilizar los procedimientos y automatizar es ventajoso y sencillo aplicando la normativa SEPA. Los adeudos directos que generan son CORE y B2B, si es entre empresas. También el esquema COR1 y puedes utilizar un software o delegar la tarea en el banco.
Simplificar la nómina con ficheros SEPA
Lo primero es saber que el actual uso de los ficheros SEPA tiene como objetivo simplificar y homogeneizar el proceso de nóminas. La normativa SEPA (Single Euro Payment Area) significa Zona Única de Pagos Euro y fue aprobada en 2014. A esta modalidad se acogen 32 países europeos, con lo que se pretende igualar los pagos nacionales con los transfronterizos. Consiste en el acuerdo que se firma entre deudor y acreedor para poder hacer el pago o el cobro que se necesite mediante domiciliación bancaria. Esta firma es obligatoria antes de generar ficheros SEPA.
Aunque no tengas que utilizarlos todos existen 3 tipos de ficheros SEPA: los adeudos directos CORE y B2B (entre empresas), y el COR1. Todos los ficheros deberán incluir el código BIC (Código Internacional de la Entidad) y un apartado de 140 caracteres para información adicional. También se deberá notificar al deudor 14 días antes de la fecha de cobro. Las dos maneras que tienes de gestionar las nóminas es de manera autónoma mediante software adecuado o delegando la tarea en el banco. En la mayoría de las entidades ya existe un apartado llamado “gestión de remesas” o “ficheros”.
Cómo generar los pagos ahora
Las remesas bancarias son aquellos documentos de carácter financiero que el emisor entrega al banco para efectuar el cobro, en este caso, de varios recibos de una sola vez. En esta modalidad, el emisor, o sea, la empresa, paga de manera periódica y rutinaria, en concreto, las nóminas. Ahora bien, para seguir la normativa SEPA, cuando una empresa quiere hacer una remesa bancaria debe rellenar un formulario. Los campos a completar son el número de factura, el ordenante, el NIF, la información del trabajador, el IBAN en el hace la transferencia, el concepto, la fecha de emisión y la de vencimiento, el importe de la remesa , la referencia de la orden de domiciliación SEPA y el ID del acreedor.
El mandato SEPA (tramitar la autorización) caduca a los 36 meses desde el último pago. Entonces será necesario generar un nuevo fichero. Si el trabajador cambia de dirección, por ejemplo, cambia el mandato con lo que no sería necesario. Si eres autónomo ya estarás familiarizado con conceptos como recibo bancario domiciliado o adeudos directos. Además de las nóminas, las remesas bancarias sirven para liquidar la compraventa de un producto o servicio. Por ejemplo, si tienes 100 clientes y para cada uno de ellos tienes que emitir una factura con el cobro mensual de tu servicio, en vez de realizar cada cobro por separado, envías un fichero al banco con los datos necesarios y ellos se encargan.
