En cualquier empresa, las personas son la principal fuente de conocimiento. Son quienes saben cómo funcionan los procesos, qué se ha hecho anteriormente y qué ha dado buenos resultados. Por eso, cuando un trabajador se marcha, se jubila o es despedido, no solo abandona su puesto: también puede llevarse consigo conocimientos valiosos que no están escritos en ningún manual. Este fenómeno puede perjudicar la productividad de la compañía, y hacer que se repitan errores o se pierdan oportunidades de innovación.
Para evitar esta pérdida de «memoria organizacional», las empresas necesitan estrategias claras y sencillas que permitan capturar, compartir y conservar el conocimiento antes de que se escape por la puerta. En este artículo te explicamos cómo hacerlo paso a paso.
Identifica qué conocimiento es realmente crítico en tu compañía
Antes de poder preservar lo que importa, hay que saber qué es lo que importa. No todo el conocimiento es igual: algunos procesos, experiencias y habilidades son esenciales para que la empresa siga funcionando sin interrupciones.
Empieza por preguntarte:
- ¿Qué tareas solo sabe hacer una o pocas personas?
- ¿Qué información es clave para clientes, productos o servicios?
- ¿Qué habilidades tardarían mucho en enseñarse a alguien nuevo?
Responder a estas preguntas ayuda a priorizar qué conocimiento debe capturarse primero.
Documenta todo lo que investiguen o sepan los empleados
Una vez identificado lo importante, el segundo paso es ponerlo por escrito o en formatos accesibles. La documentación puede tomar formas diversas:
- Procedimientos y manuales claros
- Checklists o listas de pasos
- Vídeos explicativos sobre «cómo se hace»
- Bases de datos internas donde se pueda buscar por palabras clave
La clave es que este conocimiento no esté solo en la cabeza de una persona, sino accesible para todo el equipo.
Fomenta la transferencia directa de conocimiento
Además de documentar procesos y tareas, es fundamental facilitar que el conocimiento se transfiera directamente entre personas. Gran parte del valor de un empleado no está solo en lo que hace, sino en cómo lo hace, en su experiencia acumulada y en los pequeños detalles que rara vez aparecen en un manual.
✅ Una de las formas más eficaces de lograrlo es a través del mentoring o acompañamiento, donde los empleados con más experiencia guían a compañeros más jóvenes o recién incorporados. Esta relación permite que el conocimiento se comparta de manera natural y continua, integrada en el día a día del trabajo.
✅ También resultan muy útiles las sesiones de transferencia de conocimiento, especialmente cuando una persona sabe que va a dejar la empresa. En estos encuentros, el empleado puede explicar cómo organiza su trabajo, qué herramientas utiliza, qué errores conviene evitar y qué decisiones han sido clave en su puesto.
✅ Otra práctica sencilla y efectiva es el shadowing, que consiste en que la persona que asumirá el puesto observe durante un tiempo cómo trabaja su antecesor. De este modo, aprende no solo los procedimientos, sino también la lógica detrás de cada acción.
Este tipo de iniciativas permiten conservar esos conocimientos «invisibles» que no siempre están escritos, pero que son esenciales.
Usa la tecnología para facilitar el acceso y la colaboración
Las herramientas tecnológicas son grandes aliadas. Plataformas colaborativas, wikis internas, repositorios de documentos u otros sistemas digitales ayudan a almacenar y organizar el conocimiento. Si todo está bien estructurado y es fácil de buscar, el equipo puede encontrar rápidamente lo que necesita sin depender de una sola persona.
Además, estas herramientas permiten que múltiples personas puedan editar, actualizar y compartir información, lo que mantiene el conocimiento siempre vigente.
Haz de preservar el conocimiento de la empresa algo compartido, no individual
Un error común es que cada empleado guarde su forma de hacer las cosas en su propio espacio o memoria. Eso crea silos de conocimiento, es decir, áreas donde solo una persona sabe cómo funcionan las cosas. Para evitarlo:
- Promueve una cultura de aprendizaje y colaboración, donde compartir información sea normal.
- Anima a las personas a documentar sus procesos como parte habitual de su trabajo.
- Recompensa o reconoce a quienes ayudan a otros a aprender.
Si todos sienten que compartir conocimiento es parte de su trabajo, la organización se vuelve más resiliente.
Incluye el conocimiento en los procesos de salida
Cuando un empleado anuncia que se va, la empresa tiene una oportunidad clave: convertir la salida en una transferencia de conocimiento activa. Esto se puede lograr mediante:
- Entrevistas de salida con preguntas específicas de trabajo: no solo sobre por qué se va, sino qué sabe que podría ser útil para otros.
- Tareas de transición estructuradas que incluyan entrega de documentación y capacitación del equipo.
- Checklists de offboarding que aseguren que todo el conocimiento crítico ha sido registrado.
Incorporar estas actividades en el proceso de salida ayuda a capturar lo que de otro modo se perdería.
Mantén actualizada la información
La preservación del conocimiento no termina cuando alguien se va: es importante mantener la información actualizada con el tiempo, para evitar que documentos y procedimientos se queden obsoletos. Es recomendable establecer revisiones periódicas, de modo que reflejen la realidad actual del trabajo.
Al mismo tiempo, es importante fomentar que los equipos aporten retroalimentación continua, señalando qué información falta, qué ya no se utiliza o qué podría explicarse mejor. De esta forma, el equipo no solo conservará lo que ya sabe, sino que también aprenderá y evolucionará con cada cambio.
