Disminuir riesgos y reducir el margen de error es uno de los objetivos del diseño y la planificación del desarrollo de proyectos, especialmente, si estos son complejos. Para ello, utilizar metodologías como los diagramas PERT (Program Evaluation and Review Technique) o la CPM (Critical Path Method) son de vital importancia, si pretendes encontrar un sistema lo suficientemente eficiente. Ahora, es una tarea que requiere conocimientos concretos y de personal cualificado para implementarlas.

Planifica proyectos complejos

Estas metodologías son modelos de representación y planificación de los procesos que conforman los proyectos. Simplificando mucho, el diseño de proyectos complejos sigue la misma lógica que aplicamos a nuestra programación diaria, incluso en la vida cotidiana. Por ejemplo, tengo que salir a tal hora para coger el tren X y llegar a la oficina antes de que lleguen el resto de colaboradores para preparar el espacio de la reunión. Si a cada una de estas actividades le asignáramos una letra para simbolizarla, podríamos construir un diagrama de PERT ordenando la sucesión y dependencias en el desarrollo de toda la cadena.

El diagrama PERT te permite visualizar de manera sencilla las actividades de un proyecto y sus relaciones de precedencia, es decir, si tengo que imprimir unos folletos, antes tiene que haber un diseño de los mismos. Dicho de otra manera: el diseño precede a la impresión. Este será el punto de partida para la determinación de la ruta crítica del proyecto o CRM, donde se fijan los tiempos de consecución de objetivos de manera inflexible. Así, obtendrás un mapa, es decir, una hoja de ruta para decidir la más corta y con mejores resultados. Aquí además podrás analizar las dependencias de recursos.

Estas metodologías también son útiles para la gestión de equipos y el calendario, pues permite analizar de manera gráfica las tareas necesarias y así poder repartirlas entre la plantilla. Con la metodología CRM es más fácil estimar los costes-duración de cada tarea para alcanzar así el coste total mínimo del proyecto. Otra de las ventajas relacionada con la plantilla es alcanzar mayor coordinación entre los departamentos.

Componentes del diagrama PERT

Si te decides por aplicar esta metodología, debes tener al menos unas nociones básicas de los elementos con los que tienes que trabajar. Las habilidades organizativas, el compromiso del equipo y la previsión, son los ejes que deben articular el proyecto.

En primer lugar, controla los tiempos. Maneja todos los escenarios posibles para evitar imprevistos. Se suele diferenciar entre tiempos optimista (“me encanta que los planes salgan bien”), pesimista (tiempo máximo y límite), el más probable (la mejor estimación) y el esperado (contando con los obstáculos que encuentres).

Por otra parte, los elementos más frecuentes en una plantilla de diseño de un gráfico PERT son:

• Nodos numerados: las letras que simbolizan cada acción del ejemplo anterior, representadas con círculo o cuadrado.
• Flechas direccionales (o concurrentes): tareas que deben completarse antes de pasar al siguiente nodo, estableciendo así las dependencias.
• Flechas divergentes: tareas en las que el equipo puede trabajar simultáneamente o con secuencias elegidas por ellos, puesto que no existen relaciones de dependencia.