En los últimos años nos hemos dado cuenta de la importancia que tienen las reuniones presenciales para la mayoría de empresas. Con el objetivo de conservar las ventajas competitivas, las empresas actúan con celeridad al enviar de nuevo a sus equipos al terreno. Con el teletrabajo no siempre se puede conseguir todo. Es por ello que desde 2022 se ha visto un incremento significativo en la reservas de viajes corporativos comparándolo con el 2021.

Sin embargo, esta transición no está exenta de dificultades, ya que para reducir los gastos en los viajes de negocios, es fundamental que todos los empleados colaboren activamente. No es suficiente mantener una estrategia de alto nivel. Se necesita un esfuerzo conjunto que involucre a todos los miembros del equipo, desde el director financiero, hasta el trabajador más agotado por estos viajes. Pero ¿Cómo se consigue esto?

¿Gestión interna o externa de viajes corporativos?

Cuando se trata de manejar viajes corporativos, hay dos alternativas disponibles:

• Gestión interna de viajes corporativos

En este enfoque, la propia empresa se encarga de todas las reservas de viaje, planificación del itinerario y busca activamente las ofertas más ventajosas para maximizar el ahorro. Además, es responsable de asegurar que se cumplan las políticas de viaje de la empresa, supervisar los gastos y garantizar la rentabilidad y seguridad del viaje.

• Gestión externa de viajes corporativos

Esta opción implica confiar la planificación del viaje a una agencia especializada en viajes de negocios. Esto libera al empleado para que se centre únicamente en sus tareas y los objetivos de su viaje. Además, estas agencias suelen trabajar para maximizar el ahorro.

Por lo tanto, según las necesidades específicas de tu empresa y del viaje en cuestión, puedes elegir la opción que mejor se adapte a tus requisitos. En última instancia, la prioridad es optimizar la gestión del viaje, sea cual sea el enfoque seleccionado.

Optimiza la gestión de viajes corporativos

Una vez que hemos decidido si la gestión de nuestros viajes de empresa será externa o interna, pondremos en práctica unos consejos prácticos y útiles que nos ayudarán a optimizar los gastos que podrían suponer esos viajes. Estos son:

1. Desarrolla una buena política de viajes

Asegúrate de que tus empleados estén familiarizados con las reglas de viaje de la empresa y que las sigan rigurosamente para mantenerse dentro del presupuesto asignado.

2. Usa herramientas digitales

Utilizar herramientas digitales completas como un , podría ser tu mejor baza para optimizar gastos en tus viajes corporativos. Cumplen las siguientes funciones:

  • Seguimiento de gastos en tiempo real.
  • Integración de informes financieros.
  • Automatización de procesos.
  • Gestión centralizada.

Una de las herramientas digitales más valoradas es Holded. Gracias a sus funciones de contabilidad y finanzas, hace posible que realices todas las acciones antes mencionadas. Además, es un CRM muy completo con el que poder gestionar y automatizar otras muchas más tareas de tu empresa, por lo que será rentable la pequeña inversión mensual que debas hacer por contar con una versión premium.

Por ejemplo, cuenta con una sección dedicada por completo a tu equipo de trabajadores, donde podrás no solo gestionar sus contratos y nóminas, sino también toda la base de datos, así como las ausencias y vacaciones, para que siempre tengas presente qué empleado estará disponible para uno de los viajes corporativos que se deben hacer. ¡Con Holded mantendrás todo bajo control!

3. Controla los gastos

Utiliza herramientas como Expensify para examinar los recibos y facturas de los empleados, lo que te permitirá evaluar la rentabilidad del viaje y controlar los gastos de manera eficiente.

4. Maximiza el ahorro

Planifica las reservas de hotel y transporte con anticipación para obtener las mejores ofertas posibles y considera diferentes opciones de viaje para elegir la alternativa más rentable.

5. Empodera a tus empleados

Brinda autonomía a tus empleados para que elijan opciones de alojamiento, alimentación y transporte que se ajusten a sus preferencias y necesidades individuales.

6. Realiza un seguimiento del viaje

Acompaña a tus empleados durante todo el trayecto y utiliza herramientas como TravelPerk o soluciones similares para monitorear la ubicación y abordar rápidamente cualquier problema que pueda surgir.

7. Selecciona una ubicación conveniente

Elige una ubicación estratégica que minimice los desplazamientos necesarios para tus empleados, ya sea para el alojamiento, las reuniones u otros compromisos.

8. Planifica cuidadosamente el itinerario

Organiza los viajes de manera que tus empleados lleguen a tiempo a sus destinos, lo que les permitirá maximizar su productividad y minimizar el tiempo perdido en desplazamientos.

9. Automatiza los procesos de gestión

Implementa herramientas de automatización para simplificar tareas como la gestión de reservas, el control de gastos y el seguimiento del viaje, lo que te ayudará a ahorrar tiempo y costos administrativos.

10. Prioriza medios de transporte sostenibles

En la era actual, donde la conciencia ambiental y la responsabilidad ecológica son fundamentales, es crucial considerar opciones de transporte con una huella de carbono reducida y priorizar los medios de transporte sostenibles para preservar nuestro planeta.

En este contexto, cada vez más personas se están inclinando hacia opciones respetuosas con el medio ambiente, como el transporte público, bicicletas y vehículos eléctricos, para reducir su huella de carbono y contribuir al bienestar global. Además de las consideraciones ecológicas, también es esencial para los viajeros encontrar soluciones económicas y confiables para sus desplazamientos.

Las se han convertido en aliados indispensables en este viaje hacia la sostenibilidad, ofreciendo opciones de transporte que son tanto amigables con el medio ambiente como amigables con el bolsillo.

Al elegir estas agencias, no solo optamos por un viaje económico, sino que también tomamos medidas significativas para preservar nuestro entorno y fomentar un futuro más verde para las generaciones venideras.

Promueve la flexibilidad

Promover la adaptabilidad en los planes de viaje resulta crucial para cualquier empresa. Ya sea para una visita a un cliente o para un proyecto en una nueva ubicación, es esencial considerar la flexibilidad de fechas para maximizar los ahorros y la eficiencia.

Cuando se realiza una reserva de viaje, es fundamental indagar sobre la disponibilidad de fechas alternativas. Al solicitar a los empleados que proporcionen tres opciones de llegada y salida en orden de preferencia, se garantiza la posibilidad de asegurar alternativas más rentables con anticipación.

Este enfoque estratégico puede reducir los costos de vuelos y alojamiento en hasta un 50 %. Además, permitir que los propios empleados gestionen sus reservas a través de plataformas corporativas les otorga mayor visibilidad y control, lo que les ayuda a optimizar sus planes y ahorra el tedioso intercambio de correos electrónicos.

Simplifica los impuestos

Simplificar la gestión del IVA puede conllevar importantes ahorros para tu empresa en cuanto a gastos de viaje. Si tu organización está registrada como pagadora de IVA, es posible recuperar una parte significativa de los gastos en tarifas aéreas, alojamiento y otros medios de transporte terrestre utilizados en viajes de negocios, dependiendo de las regulaciones fiscales vigentes en tu jurisdicción.

Sin embargo, el proceso de reembolso de IVA suele ser complejo y consume mucho tiempo. La tarea de desglosar los gastos diarios de los empleados y recopilar los recibos correspondientes puede convertirse en una tarea complicada. Esta dificultad con frecuencia resulta en que muchas empresas dejen de reclamar gastos legítimos y, por ende, se pierdan los ahorros potenciales.

Para cualquier empresario, perder ingresos de manera innecesaria es una fuente de gran frustración. Para evitar esto, el uso de una calculadora de IVA puede proporcionar una estimación clara de la cantidad que podrías recuperar, facilitando así el proceso de reclamación y optimizando tus ahorros.

Ahorra en alojamientos

Para maximizar los ahorros en los gastos de alojamiento, es crucial adoptar un enfoque inteligente y considerar una variedad de opciones más allá de las cadenas hoteleras preestablecidas en la política de tu organización. Explorar alternativas como Airbnb puede resultar en una experiencia de viaje más enriquecedora y rentable para tus empleados, especialmente en estancias prolongadas.

La flexibilidad de un alquiler de Airbnb, que proporciona una cocina para opciones de comidas más saludables, y más espacio de trabajo que una habitación de hotel convencional, puede ser una ventaja significativa, sobre todo para viajes de duración extendida.

Sin embargo, es esencial reconocer que los alquileres de Airbnb pueden no ser adecuados para todos los viajes de negocios. Dependiendo del destino, la disponibilidad de opciones de Airbnb puede ser limitada, y el costo de una estancia corta podría ser comparable al de los hoteles locales.

En tales situaciones, puede ser más efectivo negociar tarifas corporativas con hoteles o enfocarse en acumular beneficios de viaje a través de programas de fidelización hotelera o el uso de tarjetas de crédito específicas, especialmente si realizas viajes recurrentes al mismo lugar. Este enfoque permitirá obtener ahorros y beneficios adicionales para tus futuros viajes de negocios.

¡Optimiza tus gastos en viajes!

Aunque vivimos la era del teletrabajo, los viajes corporativos siguen siendo necesarios para muchas empresas. Pero claro, esto supone unos gastos que si no se optimizan, podrían convertirse en todo un dolor de cabeza. Siguiendo estos prácticos consejos y contando con herramientas prácticas, todo será mucho más fácil, ¡y más barato!

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