El plan de comunicación interna es la señal que demuestra a la plantilla que ellos son los primeros y más importantes clientes. Con este plan, pones la experiencia del empleado en el centro y puedes registrar sus necesidades. Además, transmites la cultura empresarial y consigues que toda la plantilla esté alineada en la consecución de los objetivos. La sencillez y claridad es uno de los requisitos clave. Sigue estos pasos para tu plan de comunicación interna.
Ventajas del plan de comunicación interna
Aunque la comunicación, externa e interna, y la importancia de poner la experiencia del empleado en el centro, ya son reconocidas por el tejido empresarial como factores claves para el éxito de la organización, nunca está de más recordar las ventajas, en este caso, de implementar un plan de comunicación interna:
- Permite a los empleados estar informados, preferentemente en tiempo real, de lo que ocurre en la empresa. De esta manera, minimiza el impacto negativo de posibles cambios dentro de la compañía.
- Fomenta el engagement con la marca o cultura corporativa.
- Mejora el rendimiento de la plantilla cuando cada cual sabe cuáles son sus tareas y qué se espera de ellos en cada momento.
- Facilita el registro de las necesidades de los trabajadores, optimizando la implementación de soluciones concretas con la elaboración de una estrategia efectiva.
- Potencia la confianza al crear un clima de comunicación bidireccional. En este contexto, la creatividad y el compromiso, con la mejora de la productividad correspondiente, están aseguradas.
5 pasos para elaborarlo con éxito
Antes de sentarte a redactar el plan de comunicación interna, piensa en los departamentos que van a estar implicados. Es fundamental la coordinación y colaboración entre el de recursos humanos y el de comunicación, como mínimo. Aunque lo ideal es que cada departamento aporte e integre un plan conjunto y adaptado para cada uno de ellos.
El plan de comunicación interna es uno de los documentos fundamentales en la gestión de proyectos, que puede alterar el triángulo de hierro. Para su correcta elaboración, no te precipites y sigue estos 5 pasos:
- Paso 1: evalúa la situación actual. Observa las mejoras que puedes implementar en el plan ya existente o analiza el contexto para elaborar uno desde cero. Puedes realizar encuestas anónimas o entrevistas grupales para recabar la información. Por ejemplo, es necesario diseñar una lista de las herramientas digitales con las que se cuenta o se quiere contar y con qué objetivos.
- Paso 2: marca hitos en el tiempo y en contenidos. Debes tener clara la respuesta a preguntas como: ¿para qué necesito el plan de comunicación interna? o ¿Qué pretendo conseguir el año que viene?
- Paso 3: especifica cómo se alcanzarán los objetivos. Si será necesario reunirse semanal o mensualmente o si habrá que elaborar informes o presentaciones para el resto de los implicados. Las responsabilidades y el organigrama debe ser transparente y compartido por todos los trabajadores de la compañía en tiempo real. Cada empleado debe saber a dónde y a quién dirigirse en caso de una necesidad.
- Paso 4: lanza el plan en beta. En los entornos VUCAH se requiere una mentalidad agile. Por tanto, no esperes a perfeccionar el plan de comunicación interna. Por un lado, no tienes tiempo, pero sobre todo, la idea es que sea estructuralmente consistente pero lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios.
- Paso 5: incluye una evaluación. Los resultados del seguimiento y evaluación continua tienen que tener efecto real en las correcciones del plan. La planificación de los ajustes requeridos también es parte del plan de comunicación interna.
