Entendemos por gastos anticipados aquellos que se realizan antes de haber recibido el producto o el servicio correspondiente por parte de la empresa. A su vez, estos pagos anticipados se contabilizan de una forma muy concreta, para no incurrir en importantes errores de cálculo presupuestario o de balance.

Además de su contabilidad, en este artículo veremos que existen distintos tipos y cómo podemos diferenciarlos de otros tipo de gastos y pagos anticipados.

Qué son los gastos anticipados. Algunos ejemplos

Como decíamos, un gasto anticipado es un pago por adelantado que realiza una empresa con anterioridad a la recepción de dicha compra o del servicio al que corresponde el pago. Generalmente, pueden aparecer dudas respecto a lo que podemos considerar pago anticipado y a lo que no. Es importante que los profesionales de la gestión de personas puedan conocer estas cuestiones, ya que la coordinación de los RRHH con el resto de ámbitos de la empresa resulta primordial.

Para saber diferenciarlo, debemos tener claro que se trata de un pago que generará un beneficio y que se realiza en el ejercicio presupuestario actual, pero que puede terminar de contabilizarse en el siguiente. De ahí, la importancia de gestionar correctamente este tipo de operaciones. Un error puede generar desviaciones en el presupuesto o en el flujo de caja de la empresa.

Por último, podemos citar algunos ejemplos de gasto anticipado. Por ejemplo, la realización de un servicio de publicidad que se ejecutará a lo largo de dos años, el pago por la actualización de un software o de alquileres, o bien el arrendamiento de equipos.

Calculando Gastos anticipados en la empresa

¿Cómo se contabiliza este tipo de gastos?

Contablemente, los gastos anticipados son activos, ya que queda pendiente recibir el beneficio de dicho pago. El más común de todos ellos es el pago de un seguro, que podemos realizar de forma anual o, en algunos casos, bianual.

Al ser considerado como un activo, contabilizaremos este gasto en el asiento contable 480, destinado a dichos gastos anticipados. Y se realizará siguiendo el principio contable del devengo o lo que se denomina periodificación contable. Este señala que el gasto se registrará cuando ocurra, pero se imputará en cada ejercicio aquella parte que corresponda, independientemente de si el pago se ha realizado en un período anterior. Este principio también se cumple cuando se trata de ingresos anticipados, utilizando en este caso el asiento contable 567, denominado intereses pagados por anticipado.

La operativa es bastante sencilla. Veamos un ejemplo para terminar:

Hemos pagado por anticipado un seguro de responsabilidad civil anual por un valor de 2.400 euros. En la fecha del pago, apuntaremos un débito de “Pago de Seguro” por la cantidad del gasto en el que hemos incurrido y un crédito en la cuenta que tengamos asignada a “Bancos”, si lo hemos pagado por transferencia, por el mismo valor.

Imputaremos la parte de gasto correspondiente al año en curso y dejaremos el resto para imputarlo mes a mes en el año siguiente. Si lo hemos pagado en el mes de septiembre, al final del año imputaremos la cantidad correspondiente a lo devengado ese año: un débito por dicha cantidad en Pago de Seguros, y un crédito en el asiento 480, de Gastos Anticipados. El año siguiente, daremos la vuelta al asiento y registraremos un débito en Gastos Anticipados y la misma cantidad como crédito en Pago de Seguros. Lo haremos así mes a mes hasta eliminar contablemente el total del pago anticipado.