Para una organización, no siempre es evidente que el tiempo de reuniones puede estar mermando la productividad de sus empleados. Un estudio reciente ha aportado datos y cifras sobre cómo el crecimiento del trabajo en remoto tras la pandemia ha hecho crecer la duración y frecuencia de estos encuentros de trabajo.

Las reuniones innecesarias perjudican a la empresa

Según el informe The Cost of Unnecessary Meeting Attendance, publicado por la consultora Otter.ai, una tercera parte de las reuniones que se celebran son innecesarias. No es solo una prueba de paciencia y un desperdicio de tiempo, la falta de optimización del tiempo en reuniones es también la responsable de pérdidas millonarias para las organizaciones.

Según Steven Rogelberg, autor del informe, las empresas con más de cien empleados podrían ahorrar hasta dos millones de dólares al año si eliminaran las reuniones innecesarias. En el caso de aquellas con más de 5.000 empleados, la cifra podría llegar a 100 millones de dólares.

Los participantes en las reuniones tienen a menudo la sensación de que su presencia es totalmente innecesaria y va en detrimento de su tiempo de trabajo efectivo.

Sin embargo, Rogelberg llama la atención sobre el hecho de que las empresas no están abordando el problema. Y ello, a pesar de las múltiples consecuencias negativas que conlleva.

¿Por qué se ha disparado el tiempo de las reuniones?

Los economistas B. Laker, V. Pereira, A. Malik, y L. Soga se han preguntado por las razones que han llevado a esta situación en un artículo aparecido en Harvard Business Review.

Los autores encontraron que el aumento del teletrabajo estaba detrás de este fenómeno. Con la llegada del confinamiento durante la pandemia, muchas empresas se vieron obligadas a dirigir sus equipos en remoto, lo que implicaba forzosamente a realizar las reuniones por videoconferencia.

Convocar reuniones en remoto pueden resultar más cómodas para un directivo, ya que no implican desplazamiento físico, de forma que resulta muy tentador realizarlas.

En la actualidad se vive en muchas empresas un modelo híbrido, que combina la presencialidad con el teletrabajo. Y dirigir un equipo mixto requiere por parte de los responsables la actualización de sus habilidades directivas.

Según los autores, no todos los líderes han sabido realizar esta transición, y tener parte del departamento trabajando desde sus casas les hace sentir que deben aumentar el control sobre sus subordinados. Convocar un mayor número de reuniones en lugar de recurrir a mecanismos alternativos para informar o intercambiar ideas es una gran tentación.

¿Cómo aumentar la eficiencia en las reuniones de trabajo?

La “reunionitis” no es en absoluto un fenómeno nuevo y es mencionado a menudo en la formación sobre ladrones de tiempo. Por lo tanto, las técnicas para conseguir optimizarlas y hacerlas más eficaces son bien conocidas.

• Plantéate si lo que vas a comunicar a tu equipo puede explicarse en un correo electrónico y utiliza este medio tan sencillo y clásico.
• Utiliza las herramientas para planificación de reuniones. Se trata de aplicaciones bien probadas que te van a facilitar la tarea.
• Antes de convocar una reunión, asegúrate de que esta cumple un objetivo claro y establece un orden del día.
• Asegúrate de que todas las personas convocadas han de estar allí por una razón concreta.

Evalúa qué coste va a tener esa reunión, considerando que varias personas tendrán que quitar tiempo de sus trabajos, y que volver a su rutina les llevará un tiempo de adaptación. Y, por supuesto, piensa si este coste está justificado.