Desde abril de 2023, los trabajadores ya no están obligados a enviar sus bajas médicas a la empresa (aunque deban avisarlo). En su lugar, son las compañías las que deben consultar esta información a través de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) mediante los ficheros FIE (Ficheros de Incapacidad Temporal de la Empresa). Esta nueva normativa busca facilitar el trámite a los empleados, pero supone un desafío para las empresas, que deben procesar estos datos de manera eficiente.

Uno de los principales retos para los departamentos de Recursos Humanos es cómo manejar los ficheros FIE y convertirlos en un formato accesible, como Excel, para facilitar la gestión de las bajas médicas. En este artículo, te explicamos paso a paso cómo transformar los ficheros FIE en hojas de cálculo de Excel para agilizar el seguimiento y la administración de las ausencias laborales.

¿Qué son los ficheros FIE y por qué son importantes?

Los ficheros FIE son archivos que la TGSS pone a disposición de las empresas con la información relativa a las bajas, altas y variaciones en los procesos de incapacidad temporal de sus trabajadores. Estos archivos contienen datos esenciales como el nombre del empleado, la fecha de inicio y fin de la baja, el diagnóstico y el tipo de contingencia (común o profesional).

Dado que las empresas deben estar al día con esta información, para gestionar correctamente las ausencias y cumplir con sus obligaciones laborales, es fundamental procesar estos ficheros de manera ágil y estructurada. Te contamos cómo hacerlo, paso a paso.

¿Cómo descargar los ficheros FIE desde la Seguridad Social?

Para obtener los ficheros FIE, las empresas deben acceder al sistema RED de la Seguridad Social. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Iniciar sesión en el Sistema RED con un certificado digital autorizado.
2. Acceder a la sección de Ficheros de Incapacidad Temporal (FIE).
3. Descargar el fichero correspondiente en formato TXT o CSV.
4. Guardar el archivo en una ubicación accesible para su posterior conversión y análisis.

Una vez descargado el fichero, el siguiente paso es convertirlo en un formato más manejable, como Excel.

Convertir los ficheros FIE a Excel

Los ficheros FIE suelen estar en formato TXT o CSV, lo que puede dificultar su lectura si no se transforman adecuadamente. Para convertirlos a Excel y estructurar los datos de manera clara, sigue estos pasos:

1. Abrir el archivo en Excel

• Abre Microsoft Excel y selecciona Archivo > Abrir.
• Busca el archivo FIE descargado y selecciona la opción «Todos los archivos (.)» para que aparezca en la lista.
• Selecciona el archivo y haz clic en Abrir.

2. Importar los datos correctamente

Cuando Excel detecta que el archivo es un texto, se abrirá el Asistente para importar texto. Para procesarlo correctamente:

• Elige la opción Delimitado y haz clic en Siguiente.
• Selecciona el delimitador que usa el archivo (normalmente, tabulaciones o comas en archivos CSV). Haz clic en Siguiente.
• Define el formato de las columnas (por ejemplo, texto para nombres y fechas en formato fecha).
• Haz clic en Finalizar para completar la importación.

3. Organizar y limpiar los datos

Una vez importados los datos en Excel, es recomendable realizar algunos ajustes:

• Eliminar columnas innecesarias: Algunos ficheros contienen datos redundantes que pueden eliminarse para mejorar la claridad.
• Dar formato a las fechas: Asegúrate de que las fechas se visualicen correctamente en el formato dd/mm/aaaa.
• Aplicar filtros y ordenación: Usa la opción de filtros en Excel para visualizar rápidamente bajas activas o filtrar por empleado.
• Crear tablas dinámicas: Esto facilitará el análisis de la información y permitirá agrupar los datos según las necesidades de la empresa.

Automatización del proceso

Si la empresa maneja un volumen alto de ficheros FIE, automatizar la conversión y análisis de estos archivos puede ahorrar tiempo y reducir errores. Algunas opciones incluyen:

• Macros en Excel: Se pueden programar macros para que Excel realice automáticamente la conversión y limpieza de datos.
• Uso de Power Query: Esta herramienta de Excel permite importar, transformar y actualizar datos de manera sencilla sin necesidad de programación.
• Software de gestión de nóminas: Algunas plataformas de Recursos Humanos ya cuentan con módulos de integración con los ficheros FIE para procesarlos directamente.

Beneficios de gestionar los ficheros FIE con Excel

Transformar los ficheros FIE en hojas de cálculo de Excel ofrece múltiples ventajas para la empresa. En primer lugar, permite gestionar con mayor rapidez las bajas médicas, ya que facilita la identificación de empleados en situación de incapacidad temporal y permite tomar decisiones más ágiles.

Además, reduce significativamente los errores que pueden producirse en una conversión manual, ya que Excel ayuda a estructurar y validar los datos de manera más eficiente.

Otra ventaja importante es el mejor control y seguimiento de las bajas, permitiendo a las empresas visualizar tendencias, calcular índices de absentismo y gestionar de forma más efectiva las sustituciones de personal.

Utilizar Excel para organizar los ficheros FIE también contribuye al cumplimiento normativo, ya que mantener un registro actualizado y estructurado de las bajas médicas ayuda a evitar incumplimientos y posibles sanciones.