Cada mes, el equipo de Recursos Humanos puede enfrentarse a modificaciones en las nóminas de los empleados. Las circunstancias que generan esta necesidad pueden ser diferentes entre sí. Ya sea por tener que abonar horas extras, compensaciones, bajas o liquidaciones, los datos que se recogen en la nómina tienen que ajustarse a las fluctuaciones del sueldo de los empleados. Para gestionar las incidencias en nómina, el departamento deberá contar con métodos de registro adecuados en cuanto a diferentes supuestos. Para saber qué tipo de incidencias existen y cómo gestionarlas, sigue leyendo.
¿Qué tipo de modificaciones se pueden hacer en una nómina?
En términos generales, se puede concretar que las incidencias de nómina son aquellas modificaciones que se reflejan de manera directa sobre el salario de los trabajadores. Estas situaciones conllevan la modificación de los datos recogidos usualmente y generan un nuevo cálculo de nómina.
Es importante que se anoten de manera adecuada para evitar el incumplimiento laboral en nómina. Dependiendo de las circunstancias que se hayan generado durante el mes anterior, el salario puede verse modificado según distintos supuestos. Como hemos comentado brevemente, existen numerosas causas que pueden generar esta necesidad. Las más comunes suelen ser:
- Bajas por enfermedad.
- Bonificación de horas extras.
- Comisiones o gratificaciones.
- Descuentos por anticipo o préstamo de nómina.
- Faltas de asistencia.
- Liquidaciones por despido.
- Permisos de maternidad o paternidad.
- Vacaciones.
Tal y como puedes apreciar, las incidencias que generan la necesidad de recalcular la nómina son variadas. Sin embargo, las circunstancias recogidas se recogen de manera regular en dos grupos diferenciados.
Por un lado, las incidencias previstas son aquellas que se conocen con antelación, puesto que el trabajador avisa de ellas con tiempo o la empresa las recoge entre sus datos con anterioridad. En este tipo se encuentran las vacaciones, los permisos por paternidad o maternidad, etc. En el segundo grupo están las incidencias imprevistas. Como podrás adivinar, estas hacen referencia a circunstancias que se escapan de cualquier previsión, como por ejemplo las debidas a bajas por incapacidad o accidentes.
¿Cómo gestionar las incidencias de nómina?
Para poder recoger los diferentes supuestos y no cometer errores de nómina, lo ideal es implementar un sistema de ordenación y registro. De esta manera, podrás recoger de forma individualizada las distintas situaciones de los trabajadores. Lo ideal es que el sistema, independientemente de cómo sea, permita conocer las jornadas laborales de los trabajadores, de manera que puedan registrarse las horas trabajadas, los permisos, los objetivos (en el caso de contar con un sistema de incentivos), las bajas o los retrasos.
Los datos relevantes, además de los personales, con los que debería contar la ficha de registro de cada empleado deben reflejar el horario de trabajo con sus distintos supuestos. De esta forma, puedes crear un seguimiento horario que recoja la realización de la jornada, además de posibles incidencias como horas extras, retrasos o bajas.
Gracias al control del registro, podrás generar los diferentes informes guía para la creación de la nómina. Independientemente de si la gestión de nóminas está o no internalizada, este sistema facilita los procesos y evita situaciones como los pagos retrasados o las deducciones incorrectas. Automatizar el proceso, de manera que solo deban registrarse modificaciones puntuales y registros de incidencias, además, agilizará el sistema a la hora de confeccionar las nóminas de los empleados.
