La información recogida en el expediente laboral te tiene que servir para gestionar los recursos humanos de la empresa. Para ello la documentación incluida tiene que estar actualizada, ser coherente con el puesto de trabajo que ocupa la persona y estar ordenada para poder recuperarla fácilmente cuando sea necesario. Los datos que recoge el expediente van a ir desde los personales básicos hasta las relaciones con la empresa, pasando por los documentos que registren las competencias y trayectoria profesional de la persona trabajadora.

El expediente laboral ya es digital

Si la información está bien ordenada, este expediente laboral será útil para la empresa. Normalmente el criterio es cronológico. La búsqueda se limita entonces por categoría documental: nómina, certificado, documentación personal…, y por fecha de generación del archivo. Pero si además está digitalizado, y has etiquetado bien cada documento, la recuperación de la información es ágil y ganas en espacio de almacenamiento físico. Además logras otro objetivo muy importante hoy en día: la reducción del volumen de papel, lo que beneficia al medioambiente.

La digitalización puede realizarse mediante el escaneo de la documentación en papel o bien acreditando directamente la documentación electrónica. Si se opta por la primera opción es muy importante asegurarse de que los archivos resultantes sean guardados de tal manera que quien trabaje con ellos en el futuro pueda recuperar la información. Una imagen o un pdf que no permite leer el contenido o recuperar los datos, no sirve.

Consulta la información fácilmente

El expediente laboral es una herramienta de control interno con la que la empresa además genera certeza y confiabilidad en el tratamiento de cada historial de su plantilla. Para ello es muy importante respetar lo dictado por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) y por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). El primer paso es la generación de un documento interno donde conste el tratamiento que vas a realizar de la documentación y qué medidas de seguridad aplicas en cada caso. O sea un registro de actividades de tratamientos (RAT).

La idea es que la productividad del departamento de recursos humanos aumente, pues la recuperación de los datos bien ordenados y digitalizados tarda unos segundos. Al mismo tiempo, pueden trabajar sobre ese expediente distintas personas de manera simultánea. Por tanto, la ordenación e identificación será alfabética por apellidos y nombre de la persona. La ordenación interna será cronológica. Y la división general será de acuerdo a su situación laboral: activo, jubilado, transferido.

La actualización del expediente es continua. Piensa en bajas y altas, cambio de tareas, formaciones, prórrogas o excedencias. Sin embargo, algunos documentos son especialmente sensibles por el impacto que tienen en la manera en que tributa el empleado. Por ejemplo, la notificación del nacimiento de un descendiente.

Cuestión de plazos

La legislación laboral, la legislación fiscal, el Código de Comercio y otras normas marcadas por las Administraciones van a establecer los plazos para mantener en el expediente los documentos correspondientes.

A la hora de gestionar la documentación de carácter económico del expediente, además de justificar el pago del salario, recuerda que con esta información se acredita el gasto reflejado en la contabilidad de la empresa, el pago de impuestos (IRPF o Impuesto sobre Sociedades) o el cobro de subvenciones y bonificaciones.