La digitalización y automatización en las empresas se ha extendido en los últimos años a un ritmo vertiginoso. Las necesidades de transparencia y eficacia en las operaciones empresariales suponen un reto que trata de atajarse con medidas concretas. Una de ellas es la obligación de “expedir, remitir y recibir facturas electrónicas”, según dicta la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas. Más conocida como la Ley crea y crece, esta normativa establece la obligatoriedad del uso del sistema de facturación electrónica en España. Si quieres saber más acerca de ella y de los procedimientos que conlleva, no pierdas detalle.

¿Qué obligaciones existen en materia de facturación electrónica?

Independientemente del formato en el que se presente, la factura es una manera de acreditar que se ha hecho uso u entregado un servicio o producto. Hasta ahora, tal y como se desprende de la normativa de la facturación electrónica, solo los profesionales que realizasen operaciones con la administración pública estaban obligados a realizar facturas electrónicas, tal y como se recogía en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Sin embargo, este uso se ha extendido también a las operaciones entre empresas privadas, tal y como se dicta en la Ley crea y crece.

En el artículo 12 de esta ley, que modifica la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información se recoge la obligación de su uso, dictaminando que “todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales”. Es decir, que este tipo de facturación será de obligado cumplimiento entre profesionales, lo que exime de su uso cuando se dirija únicamente a consumidores finales.

Según el volumen de facturación de la empresa, existen dos supuestos diferenciados que inician la obligación de uso de la facturación electrónica.

Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros.

Según recoge la ley, la entrada en vigor de esta medida se llevará a cabo al año de aprobarse el desarrollo reglamentario. Es decir, que su uso se hace obligatorio a finales de este 2024.

Empresas con facturación anual inferior a 8 millones de euros.

Estos profesionales cuentan con dos años de margen, lo que sitúa su obligatoriedad de su uso a finales de 2025.

Tipos de facturación electrónica en España

El objetivo principal de extender el uso de la factura electrónica se fundamenta en diferentes beneficios. Uno de ellos es evitar el fraude, pero su uso también está unido a otras ventajas, como facilitar el acceso a las facturas almacenadas, agilizar los procedimientos, hacer desaparecer los costes de impresión y simplificar los ciclos de tramitación.

En la actualidad, existen dos tipos principales de factura electrónica. La única diferencia reside en el formato, pero ambas deben garantizar tres premisas clave: la legibilidad, la autenticidad y la integridad del contenido.

• Facturas estructuradas. Este tipo hace uso del lenguaje XML para poder ser automatizada por los diferentes programas de facturación que la expiden y reciben. Su integración con sistemas contables agiliza en gran medida su creación.
• Facturas no estructuradas. Hacen referencia a aquellas facturas que son escaneadas a partir de una imagen o aquellas que están en formato pdf. Para poder procesarlas, se debe contar o bien con un sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) o bien realizar su adecuación de forma manual.