El método Kanban es una técnica que se inscribe dentro de las metodologías ágiles. Este método lleva años dando muy buenos resultados en la gestión de equipos y proyectos eficientes. De hecho, se ha popularizado entre los equipos de desarrollo de software, pues se adapta a las necesidades de los procesos. No se estructura en periodos de tiempo, sino que se basa en la entrega continua de productos para satisfacer a los clientes. El tablero permite que todo el equipo esté informado en tiempo real, ganando eficiencia.

¿Cómo funciona el método Kanban para gestionar equipos?

Existen diversos métodos para implantar la mejora continua en los procesos y en la gestión del capital humano. Sin embargo, el método Kanban es uno de los más prestigiosos, pues ha demostrado su eficiencia. Al estar fundamentado en pequeños segmentos de actividad, minimiza el impacto de las posibles necesidades de reelaboración. Muchos equipos trabajan ya con esta metodología, en ocasiones sin ser conscientes de ello:

• Usan la categorización de tareas según el estado o grado de finalización.
• Utilizan la técnica de la extracción o pull.
• Aprovechan la transparencia de los procesos que permite Kanban.
• Aplican la limitación del multitasking.

Es habitual encontrar equipos donde uno de los miembros está sobrecargado, mientras otro no tiene suficiente para llenar su día. El objetivo del método Kanban es localizar fácilmente las áreas problemáticas de un proyecto o de un grupo de personas para incidir y desarrollar soluciones lo antes posible. Kanban es una palabra japonesa que recoge las ideas de Kan (visual) y Ban (tarjeta). Todos los miembros de un equipo pueden beneficiarse de una tarjeta Kanban para comunicar visualmente una información, que de otra manera sería difícil de procesar o retener.

Realiza proyectos con eficiencia

Salir del círculo de ineficiencia es posible con el método Kanban, que se enmarca en las metodologías Lean Agile, otorgando flexibilidad a los procesos. Es ya clásica la expresión: “lo urgente impide lo importante”, pero con este método puedes dar un paso atrás y lograr realizar proyectos con eficiencia desde un enfoque sistemático.

El primer paso es descomponer el proyecto o proceso en las diferentes fases que lo conforman. Después, define cada una de ellas detalladamente en un post-it (puede ser analógico o digital). Genera un tablero que se encuentre al alcance de todos los miembros del equipo. Como cada columna corresponde a un estado concreto del flujo del trabajo, no hay tiempo perdido ni bloqueos. Cada trabajador va finalizando tareas y todo el equipo está informado en tiempo real.

Para alcanzar la eficiencia, es básico respetar el triángulo de hierro. El método Kanban permite un control de los cambios que no impacta negativamente al presupuesto ni al cronograma. También favorece la toma de decisiones con mayor rapidez y de manera más acertada, incrementando la productividad directa del proyecto y el resultado final del mismo. La productividad y la eficiencia son dos conceptos que se relacionan con la reducción de desechos. Cuando un cliente no tiene que esperar al resultado final para evaluar si está satisfecho, el proyecto gana calidad. Pues ni el equipo tiene que reelaborar o directamente desechar su trabajo de semanas, ni el cliente esperar para ver los ajustes deseados.