La transformación digital acelerada y forzosa con la pandemia incluye el desarrollo de eficaces apps para la gestión de equipos y para el seguimiento de proyectos. El volumen de datos que manejan los departamentos de las empresas necesita la ayuda de este software. Son muchas las ventajas que ofrecen, como el soporte continuo o la integración con otras herramientas. De la extensa oferta actual, encuentra en este post las apps más utilizadas, como Trello o Asana.

Ventajas de utilizar apps para la gestión

Tras la pandemia, la digitalización ha facilitado la gestión de los equipos, muchos ahora en remoto o con jornadas híbridas que han transformado los modelos clásicos de coordinación. Las reuniones largas y departamentales han cedido paso a las daily, es decir, un pequeño encuentro virtual al comienzo de la jornada para afinar la articulación de las diversas tareas. Además los procesos son cada día más multidisciplinares, esto es, que involucran a diversos departamentos: marketing, recursos humanos, IT o finanzas, por ejemplo.

Cuesta imaginar una empresa que no se sirva hoy día de las apps para facilitar su gestión. Pero es que es razonable porque ofrecen muchas ventajas, entre las que destacan:

• Simplifica los procesos gracias a la automatización.
• Optimiza el rendimiento con la integración en un solo software de las diversas herramientas visibilizando en un solo lugar todas tareas y su evolución.
• Articula los ritmos asimétricos de los componentes del equipo, dando un soporte continuo y permitiendo la comunicación entre trabajadores con diversas localizaciones y horarios.
• Accesibilidad y flexibilidad para conectarse desde cualquier dispositivo en cualquier lugar, dotando de confianza y autonomía a la plantilla.
• Elaboración de informes y analíticas que mejoran el control y la evaluación de los procesos en tiempo real.
• Aumenta la satisfacción y el compromiso de los empleados que se sienten vinculados con el proyecto y la cultura empresarial.
• Ahorra en tiempo y costes con la planificación de los proyectos.

Las apps más utilizadas

En el mercado actual hay gran variedad de apps con distintas soluciones informáticas. Elegir la que se adapta mejor al momento de tu proyecto va a depender de lo que necesites priorizar, aunque encontrarás elementos comunes relacionados con la gestión del tiempo, como los calendarios, y la coordinación. Para cumplir con el triángulo de hierro en los proyectos, es decir, mantener la calidad equilibrando el tiempo, el alcance y los costes, las apps con versiones eficaces gratuitas y más utilizadas son:

Trello: muy conocido software de gestión de proyectos que funciona mediante la creación de tableros de proyectos y tarjetas de tareas personalizables con campos como etiquetas, fechas de entrega, horarios o responsable asignado.

Asana: famoso por su tablero con una interfaz amable y operativa para centralizar tareas y proyectos. La versión móvil es operativa para los trabajadores en remoto.

TeamWork: Cada proyecto te permite cargar fácilmente archivos, asignar tareas y plazos, y chatear con compañeros de equipo.

Evernote: Capacidad para integrarlo con otros software, versátil para capturar cualquier tipo de archivo y eficacia para la recuperación de información.

GanttProject: programa de código abierto que se basa en el uso de los diagramas de Gantt para la gestión de los proyectos. Compatible con Linux y Mac es un software sencillo pero muy ágil, tanto en la visualización del desarrollo como en la elaboración de informes.