Son aún muchas las empresas que no cuentan con una intranet en RRHH, a pesar de que son muchas sus ventajas y beneficios. En algunos casos puede resultar incluso imprescindible. A continuación, verás porqué tu organización debería plantearse implementar una.
¿Qué es una intranet en RRHH?
Por intranet en RRHH entendemos una red privada que se basa en la tecnología de Internet para ofrecer una plataforma común en la que se comparten documentos e información relativos a la empresa.
Funciona de la misma forma que cualquier portal, pero con la particularidad de que solo los empleados tienen acceso. De esta forma pueden consultar noticias, avisos, documentos y normativas sin moverse de su puesto de trabajo.
En un momento en el que el trabajo está cada vez más descentralizado debido al auge de los empleados que realizan su labor en remoto resulta cada vez más útil contar con una intranet corporativa. Asimismo, salen beneficiadas las empresas que cuentan con más de una sede.
Además, se trata de una forma segura de compartir la información, lo que resulta especialmente interesante cuando se trata de documentos sensibles para la corporación.
Es el momento de echar un vistazo a sus principales ventajas.
Centralización de la información
Como se ha visto, una intranet en RRHH ofrece una ubicación única para compartir la información corporativa. Por ejemplo, formularios para solicitar días de vacaciones o documentación relativa a la política de la empresa pueden ser accesibles para todos, de forma estructurada y organizada.
El uso de categorías y etiquetas facilita la búsqueda y la navegación a través de todos los contenidos. Además, se garantiza que las comunicaciones de la empresa llegan a todos de la misma forma.
Comunicación interna mejorada
El compromiso de los empleados con los objetivos y la cultura de la empresa se ven notablemente mejorados con el uso de una intranet en RRHH gracias a que se trata de un canal rápido y centralizado de información.
Ese canal es además bidireccional, lo que permite a los líderes de equipo recibir feedback de los empleados en tiempo real, en forma de comentarios y consultas. A través de foros de discusión es posible realizar debates y compartir conocimientos.
Automatización de procesos
Muchos procesos que de otra manera pueden retrasarse o resultar engorrosos, pueden ser automatizados a través de la intranet. Algunos ejemplos son:
- Asistencia y gestión del tiempo. A través de herramientas específicas, los empleados pueden consignar las horas empleadas en determinados proyectos, solicitar cambios de horario o gestionar turnos.
- Onboarding de nuevos empleados. Por ejemplo, para firmar digitalmente documentos, proporcionar información corporativa o asignar tareas.
- Gestión de beneficios como seguros de salud y planes de jubilación.
- Gestión de gastos y reembolsos mediante la presentación de facturas.
Acceso a la información personal y de empleo
Cualquier empleado puede acceder a la Intranet y consultar de forma privada diversa información que le atañe. Como, por ejemplo, su perfil personal, sus nóminas, seguros, historial laboral, turnos asignados, vacaciones concedidas y comunicaciones personalizadas.
Formación y desarrollo
Uno de los beneficios más claros de la intranet en RRHH es el acceso común a cursos de formación para empleados. También ofrece a los empleados el seguimiento de su progreso y recibir recomendaciones y calificaciones por parte de los formadores.
Colaboración y trabajo en equipo
Como se ha dicho más arriba, cada vez es más común el trabajo en remoto y es frecuente que un equipo se encuentre disperso por la geografía. Contar con una intranet en RRHH proporciona diversas herramientas para facilitar el trabajo:
- Foros de discusión.
- Aplicaciones de mensajería instantánea.
- Herramientas de gestión de proyectos.
Gestión de talento
Para el equipo de Recursos Humanos, la intranet facilita mucho gestionar el talento con que cuenta la organización. Empezando por los procesos de selección y reclutamiento, pero también el seguimiento del rendimiento, la planificación de la sucesión y el análisis y generación de informes.
