Las compañías buscan nuevas soluciones para aumentar su competitividad. Para ello, con la intención de abaratar costes e incentivar las labores de la plantilla, los directivos recurren con mayor frecuencia al ‘outsourcing’ o externalización. Si bien podemos decir que no se trata de una novedad, la verdad es que se prevé que esta práctica experimente un fuerte crecimiento durante los dos próximos años en España. Primero fueron algunas labores del departamento de administración, luego del tecnológico y sus informáticos y, ahora, la tendencia llega al departamento de personal.

Hasta la fecha, los mercados que están más avanzados en ‘outsourcing’ de recursos humanos son los anglosajones y escandinavos, donde hace muchos años comenzó este proceso, que hoy ya está muy desarrollado. Ahora, la externalización de las labores de este departamento comienza a instaurarse en España, en parte motivada por la crisis financiera que afecta a los mercados, pero sobre todo, porque muchas de las empresas nacionales han llegado a un punto de madurez y ‘managing’ en el que perciben los beneficios de un acción como ésta.

Según un estudio realizado por la publicación especializada ‘The Economist Intelligence Unit’, el 17% de las empresas europeas tiene externalizada por completo la función de recursos humanos. El 31% lo ha hecho con la contratación, la formación y el pago de nóminas; y otro 18% espera encargar estas actividades en los próximos años. En el caso de España, de acuerdo con las cifras aportadas por IDC, casi el 20% de las empresas de entre 1.000 y 5.000 empleados habrá subcontratado la gestión de la nómina en los próximos dos años, frente al 9% que lo hace actualmente. Una previsión que refrenda otro estudio de la firma Mercer Consulting, en el que se pone de manifiesto que casi dos de cada diez directores de RR.HH. en España «quieren cambiar la manera de hacer las cosas», pues se han dado cuenta de que el 71% de su tiempo de trabajo consiste en realizar labores operativas que apenas generan valor añadido.

Mejora funcional

Para Pierre Paradis, director general para España y Latinoamérica de la empresa HR Access e invitado la semana pasada a la jornada ‘Externalización de RRHH: reducción de costes y creación de valor’ de APD, «este método garantiza mayores niveles de calidad en la gestión, una mejora funcional, una reorganización de los procesos para hacerlos más eficientes y como consecuencia la empresa consigue una mayor focalización en el negocio, los resultados empresariales y los beneficios».

Se trata de encargar a una compañía externa la realización de las labores más funcionales para así concentrar todos los esfuerzos en ser competentes en el ‘core’ [base principal] del negocio. Por eso, lo normal es que el proceso comience por lo administrativo, las nóminas, que suelen quitar al departamento mucha parte de su tiempo y que no aporta valor añadido.

La liberación de las labores puramente administrativas del departamento provocará que estos profesionales inviertan el tiempo en adaptarse a las nuevas tecnologías y les permita concentrarse en el objetivo del negocio. En la actualidad, el sector de los recursos humanos está inmerso en un proceso de imparable renovación. Según un informe realizado por Saratoga Institute, dedicado a la observación de las mejores prácticas en este ámbito, un gran número de las tareas que se realizan en este departamento son transacciones, es decir, sólo el 10% de las actividades aporta valor. «En este contexto, el ‘outsourcing’ surge como una alternativa que permite a estas secciones delegar lo administrativo en un proveedor especializado. El rol de los profesionales de recursos humanos  pasará así de ser el de gestor de procesos y aplicaciones a gestor y coordinador de servicios de proveedores especializados», aclara Paradis.

Pero a la hora de iniciar una acción como ésta, la empresa debe considerar ciertos factores. Es importante contar con el apoyo de los principales departamentos involucrados, valorar cuáles son los costes y la calidad de la compañía y cuánto ahorro supondrá dicha externalización, así como calcular cuánto podrá mejorar el servicio y qué impacto tendrá en los empleados. Por último, la compañía tiene que establecer unos parámetros de control, garantías financieras y de experiencia para elegir exhaustivamente al mejor proveedor.

En España, las empresas que ofrecen servicios de externalización no siempre poseen una oferta madura y muchas veces no han invertido lo necesario en infraestructuras: «Algunas son consultoras que no tienen su propia tecnología, otras proveen servicios de ‘outsourcing’ pero cuando acaba el contrato, el cliente se queda sin nada… No es el caso de HR Access, donde hemos invertido millones de euros en España y en tecnología e I+D; además, ofrecemos externalización y cuando acaba el contrato damos reversibilidad (un concepto único de la firma) que permite reinstalar  la aplicación desarrollada para que no se pierda nada de lo realizado».