Fabricar lápices puede ser fácil, pero saber gestionar una empresa de lápices es ya otro cantar. Aquí entran en juego tareas bien distintas: completar el proceso de producción y venta, distribución, marketing, aplicaciones tecnológicas, recursos financieros… son actividades que requieren de una especialización adecuada para las que el empresario no siempre está preparado. El asunto no es baladí si, a todo lo anterior, se le añade el corazón de la compañía: el equipo humano. Por eso, aprender a delegar es un paso clave para el éxito empresarial y, yendo un poco más allá, la externalización de algunos departamentos puede convertirse en un paso crucial.

Derivar a otra compañía la gestión de los recursos humanos es una de las externalizaciones más frecuentes, y es que a nadie se le escapa que la selección y gestión de la plantilla marca la diferencia entre una empresa mediocre y aquella en la que todos quieren trabajar. Así que dejar esta tarea en manos de expertos reduce el riesgo de errores y permite al empresario dedicarse a lo que mejor sabe hacer.

Esta garantía es una de las ventajas más destacadas, pero no la única. «Una consultora especializada tiene todos los recursos para encontrar al mejor candidato para cada puesto: profesionalidad, contactos, conocimiento del mercado, facilidad en el trato con las partes…», explica Ignacio Ramos, responsable nacional de la división de la consultora Hays Retail. Además, reduce los costes y tiempo necesarios para incorporar al candidato, al evitar tener a una persona dedicada a esta tarea, y permite una negociación más fluida con el candidato. «Muchos procesos que realizan directamente las empresas no se materializan por flecos en las condiciones económicas, mientras que nosotros ofrecemos un trato más cercano, mantenemos mucho contacto con cada candidato, conocemos mejor sus expectativas y podemos adecuar las ofertas», añade.

¿Cuánto puede ahorrarse una empresa externalizando los recursos humanos? Para Noelia de Lucas, directora comercial de Hays en España, es un valor no medible: «Es una inversión a medio y largo plazo que te posiciona por delante de la competencia, aumenta las ventas, mejora tu imagen al contar con los mejores, etcétera».

Cuando se trata de externalizar otras labores que no sean la selección de personal, como la gestión de las nóminas de las empresas, el asesoramiento y la mejora de la respuesta empresarial ante los cambios legislativos, la rapidez en la gestión de trámites y la flexibilidad son las razones principales que exponen las empresas, según un estudio de TNS realizado para ADP.

A cambio, el capitán tendrá que ceder parte de su control empresarial. «En realidad no está perdiendo poder. Nos convertimos en sus socios, no en una amenaza. Tenemos contacto continuo con la empresa y a ella pertenece el logro de una buena selección», apostilla de Lucas.

Aunque muchas áreas son susceptibles de delegar a un tercero, la dirección  no debe desprenderse de las tareas que conforman el corazón de la empresa, y es que abusar de la externalización puede ser tan arriesgado como no recurrir a ella. Para los expertos de Hays, la trayectoria de las grandes firmas españolas no tiene nada que envidiar a mercados más maduros como el anglosajón o el alemán.

Atendiendo a los sectores, informático, financiero, comerciales, ingenieros, profesionales del sector logístico y farmacéutico, marketing, abogados y las actividades fiscales son los que más acuden a la externalización, por lo general demandos intermedios y altos directivos, siempre perfiles cualificados. ¿El futuro? El «outsourcing» seguirá creciendo al menos durante los dos próximos años, en línea con la tendencia europea y de Estados Unidos, según datos de TNS.

Nuevos directivos

La nueva generación de gestores llega con una concepción más abierta y flexible del mercado empresarial, lo que facilita que la externalización se realice de manera natural y profesionalizada. Según algunos expertos, se trata de un paso a dar desde el momento mismo de iniciar la actividad, sobre todo si se trata de grandes empresas que requieren puestos muy especializados pero, en último término, lo importante es que la empresa sepa detectar cuándo lo necesita. «No existe un momento concreto para externalizar, lo marcan las necesidades de cada empresa en cada situación», matiza de Lucas.

Antes de dar el paso, la dirección ha de saber cómo hacerlo: informarse de en qué manos se va a dejar la gestión del equipo humano es una cuestión crucial que puede comenzar pidiendo una sencilla recomendación. Establecer unos objetivos y un plan de actuación con una adecuada asignación presupuestaria son pautas imprescindibles, como la evaluación del resultado. Y es que la mala gestión de la plantilla puede tener un alto precio.

Según un estudio de Otto Walter, casi el 40% de los altos directivos está haciendo mal su trabajo, y la política de recursos humanos no está al margen de estos resultados. Para Paco  Muro, presidente de la consultora y director de la investigación, se han cometido graves errores en este campo. «Políticas de recursos humanos equivocadas en elección de perfiles,  contratar ejecutivos externos con sueldos excesivos, descuidar la organización interna, no formar a los mandos o seleccionarlos con criterios erróneos, no mantener a personas con grandes posibilidades de proyección, poner personal en puestos para los que no estaban cualificados o hacer contrataciones sin sentido», indica Muro.